ERP seçim kriterleri: hazır paket mi, özel ERP mi, ikisi birlikte mi?

Süreçleri standart şirkete hazır ERP, kendine özgü üretim kuralları olana özel ERP uyar. LOGO ERP'yi kullanmaya devam edip üretimi özel yazılımla yönetmek de mümkün: SPSTARPLAST böyle çalışıyor.

Seçim kriterleri

Aşağıdaki sekiz kriteri değerlendirdiğiniz her seçenek için aynı sırayla sorun ve cevapları yazılı olarak toplayın. Bir paketin tanıtım sunumu ile özel yazılım teklifi ancak aynı sorulara verilen cevaplarla karşılaştırılabilir.

1. Süreç uyumu. Teklif, üretim planı, kalite kontrol ve sevkiyat adımlarınız paketin işleyişine ne kadar uyuyor? Uymayan her adım ya ek geliştirme ya da çalışma şeklinizde bir değişiklik demektir.
2. Muhasebe ve mevcut sistemlerle entegrasyon. Muhasebe LOGO ERP gibi bir sistemde kalacaksa yeni sistemin oradan neyi okuyacağı ve oraya neyi yazacağı baştan belirlenmelidir: kartlar, ekstreler, siparişler.
3. Kullanıcılar, roller ve yetkiler. Kim hangi ekranı görecek, kim neyi değiştirebilecek? SPSTARPLAST'taki yetki yapısında her kullanıcı, 14 işlev alanından yalnızca kendisine tanımlananları görüyor.
4. Veri taşıma. Müşteri, stok ve fiyat bilgileri Excel dosyalarından ya da eski sistemden nasıl aktarılacak? Taşıma, teklifte ayrı bir iş kalemi olarak ve kendi kabul kriteriyle yer almalıdır.
5. Raporlama. Yönetimin her gün baktığı rakamlar ERP'nin kendi kayıtlarından çıkabiliyor mu, yoksa yine bir tabloya mı aktarılacak?
6. Sahiplik ve çıkış. Sözleşme sona erdiğinde veriye ve koda ne olur? Özel bir ERP'de kaynak kodun, veritabanının ve barındırmanın sizin hesaplarınızda olmasını şart koşabilirsiniz.
7. Toplam maliyet. Lisans, kurulum, uyarlama, eğitim ve destek birlikte ve birkaç yıllık bir dönem için hesaplanmalıdır. Yalnızca ilk yılın teklifine bakmak yanıltıcı olabilir.
8. Destek. Bir hata çıktığında kime ulaşacaksınız, yeni bir ihtiyaç nasıl ele alınacak? Aylık ve isteğe bağlı destek ile yıllara yayılan bir bakım sözleşmesi farklı taahhütlerdir.

Seçim süreci adım adım

Kriterler belli olduktan sonra seçim süreci dört adımda yürür. Önce bugünkü süreçlerinizi yazıya dökün. Ardından her seçenekten, kendi verinize benzeyen örneklerle bir gösterim isteyin. Sonra çalışan bir referans iş görün; mümkünse onu her gün kullanan kişilerle konuşun. Son olarak kapsamı, kilometre taşlarını ve kabul kriterlerini içeren yazılı teklifleri yan yana koyun. Teklifleri kalem kalem okumak için yazılım proje maliyetinin nasıl hesaplandığını anlattığımız rehbere bakabilirsiniz.

Üç yol: hazır paket, özel ERP ve karma çözüm

Çoğu zaman “hazır mı, özel mi?” diye sorulur. Oysa üretim yapan bir şirket için üçüncü bir yol da vardır: muhasebeyi kullandığınız sistemde bırakıp üretim tarafını kendi kurallarınıza göre yazılmış bir yazılımla yönetmek.

Karma yol: LOGO kalır, üretim özel yazılımda

SPSTARPLAST, İstanbul'da ısı yalıtım dübeli üreten bir firmadır. Firma LOGO ERP'yi bırakmadı. Teklif ve satış, üretim planlama, kalıphane, kalite, satın alma, sevkiyat, stok ve demirbaş işleri, LOGO ERP ile birlikte çalışan 16 modüllü özel bir ERP'de yürüyor. Sistemde 50'den fazla Türkçe ekran var.

İki sistem arasındaki iş bölümü şöyle:

Karma yolu seçecekseniz ilk karar, her kaydın asıl yerinin hangi sistem olacağıdır. Kartların asıl kaydı LOGO'da kalacaksa, yeni sistemin bu kartları değiştirip değiştiremeyeceği baştan kararlaştırılmalıdır. Aynı karar siparişler, ekstreler ve fiyat listeleri için ayrı ayrı verilir.

Muhasebe başka bir programda tutuluyorsa da yaklaşım aynıdır: o program veriye erişim için bir API ya da okunabilir bir dışa aktarım sunuyorsa iki sistem birlikte çalışabilir. Bu tür projeleri nasıl yürüttüğümüzü özel ERP yazılımı sayfamızda anlattık.

Özel ERP ne zaman mantıklı?

Özel ERP'yi haklı çıkaran, bir paketin hiç sunmadığı tek bir özellik değil, üretim sahasında her gün işleyen ve pakete ancak zorlanarak uyan kurallardır. SPSTARPLAST'ın ERP'sinde bu tür kuralların üç örneği var:

• Kalıp baskı sayacı. Enjeksiyon kalıplarında her baskı sayılır ve kalıp belirlenen eşikte bakıma alınır. SPSTARPLAST'ta her kalıbın göz sayısı, baskı sayacı, bakım eşiği, bakım kayıtları ve açık arızaları ERP'de tutuluyor; sayaç, veritabanındaki bir fonksiyonla güncelleniyor.
• Ertesi güne devreden işler. Günlük üretim planı makine ve vardiya bazında hazırlanıyor. O gün tamamlanmayan işler ertesi günün planına aktarılıyor; sıralamayı ve aktarımı veritabanındaki fonksiyonlar yapıyor.
• Müşteriye özel fiyat listeleri. Teklif ekranı müşteriye özel fiyat listesini, güncel kurla çok dövizli fiyatlamayı ve kademeli iskontoyu birlikte uyguluyor. Aynı ekranda müşterinin kredi limiti ve risk puanı da görünüyor.

Bu kurallardan biri işinizin merkezindeyse ve bir paket onu ancak ek geliştirmeyle karşılayabiliyorsa, özel ERP ciddi bir seçenektir. Kurallarınız standartsa hazır bir paketle başlamak daha az iş çıkarır; bunu ön görüşmede de açıkça söyleriz.

ERP kurulum aşamaları

ERP kurulumunu tek seferde yapılan bir geçiş olarak planlamayın. Aşağıdaki sıra, her adımın sonunda kontrol edilebilir bir çıktı bırakır:

1. Süreçleri yazıya dökün. Teklif, üretim, kalite, sevkiyat ve satın almanın bugün nasıl yürüdüğünü, hangi belgeyi kimin hazırladığını ve hangi bilginin iki kez girildiğini yazın.
2. Sistemler arasındaki sınırı çizin. Muhasebe ve kartlar mevcut sistemde mi kalacak? Yeni sistem neyi okuyacak, neyi yazacak?
3. İlk iş akışını canlıya alın. Teklifin hazırlanmasından siparişin muhasebeye işlenmesine kadar olan yol iyi bir adaydır. İlk sürüm bu yolu uçtan uca çalıştırmalıdır.
4. Veriyi taşıyıp doğrulayın. Müşteri, stok ve fiyat kayıtları aktarıldıktan sonra örnek kayıtları eski sistemle tek tek karşılaştırın.
5. Yetkileri tanımlayın ve ekibi gerçek işle eğitin. Eğitim, örnek veriyle değil ekibin kendi günlük işleriyle yapılmalıdır.
6. Diğer modülleri sırayla ekleyin. Her modül bir kilometre taşıdır ve kabul kriteri yazılıdır.
7. Teslimi planlayın. Kodun, veritabanının, barındırmanın ve dokümantasyonun hesaplarınıza ne zaman ve nasıl geçeceği baştan bellidir.

SPSTARPLAST ERP'si Mayıs 2025 ile Ağustos 2026 arasında tasarlandı, geliştirildi ve bakımı yapıldı; Eylül 2026'da kod, veritabanı ve barındırma firmanın kendi hesaplarına devredildi. Ayrıntılar SPSTARPLAST'ın teslim bölümünde. Kurulumun ne kadar süreceğini neyin belirlediğini ise yazılım projelerinin süresini gerçek tarihlerle anlattığımız rehberde ele aldık.

Karar verirken sorulacak sorular

Satıcılarla ve geliştiricilerle görüşmeden önce bu soruları kendi ekibinizle cevaplayın:

• Hangi işler bugün Excel tablolarında ya da kâğıt üzerinde yürüyor?
• Aynı bilgiyi iki ayrı sisteme elle giriyor muyuz?
• Paketin gösterimi bizim teklif ve üretim akışımızı kendi örneklerimizle gösterebildi mi?
• Muhasebe hangi sistemde kalacak ve yeni sistemle hangi kayıtları paylaşacak?
• Kimlerin hangi alanlara erişmesi gerekiyor?
• Sözleşme biterse verimizi ve kodu nasıl alırız?
• İlk iş akışı hangisi olacak ve başarısını hangi kabul kriteriyle ölçeceğiz?

Cevaplarınız hazır paketi işaret ediyorsa bir paketle başlayın. Özel kuralların ağır bastığını görüyorsanız bu listeyi bize gönderin; 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede hangi modülün yazılmaya değer olduğunu birlikte konuşalım.

İlgili hizmet

Özel ERP ve LOGO ERP entegrasyonu: üretimin kendi kurallarına göre yazılan modüller ve LOGO ERP ile veri alışverişi.

İlgili rehberler

• Yazılım projesi ne kadar sürer? Gerçek projelerden süreler
• Yazılımda MVP nedir, ilk sürüm nasıl planlanır?
• Yazılım proje maliyeti nasıl hesaplanır?

Kaynaklar

• SPSTARPLAST ile ilgili bilgiler ve tarihler: SPSTARPLAST'ın proje sayfası ve sayfadaki teslim bilgileri.